Hồ sơ cần thiết để đăng ký quyền tác giả là gì?

Trước khi lo hồ sơ, hãy xác định tác phẩm của bạn có thuộc diện đăng ký hay không. Phần lớn sản phẩm sáng tạo trí tuệ đều nằm trong nhóm này.

Các nhóm thường gặp:

• Tác phẩm văn học, nghệ thuật, âm nhạc, điện ảnh, kiến trúc.
• Phần mềm máy tính, cơ sở dữ liệu, công trình biên soạn, sưu tập.
• Tác phẩm phái sinh dựa trên tác phẩm gốc đã có.

Một điểm quan trọng: đăng ký không phụ thuộc việc đã công bố hay chưa. Tác phẩm còn ở dạng bản thảo, file kỹ thuật số hay sản phẩm thực thể đều có thể nộp.

Ví dụ: một ứng dụng chưa phát hành vẫn đăng ký được, miễn có bản định hình để xác định nội dung.

Lưu ý: đăng ký không phải thủ tục bắt buộc để hưởng quyền, nhưng giúp bạn không phải chứng minh quyền khi có tranh chấp, trừ khi có chứng cứ ngược lại. Danh mục chi tiết từng loại hình tác phẩm cần đại diện SHTT bổ sung căn cứ.

Để trả lời gọn câu hỏi: chủ thể được đăng ký là tác giả, chủ sở hữu quyền tác giả hoặc chủ sở hữu quyền liên quan, tự mình hoặc ủy quyền cho người khác nộp hồ sơ (Điều 50). Việc đăng ký chỉ ghi nhận thông tin về tác giả, tác phẩm và chủ sở hữu, không phải điều kiện để phát sinh quyền (Điều 49). Còn danh mục đầy đủ từng loại hình tác phẩm được bảo hộ thì cần đại diện SHTT bổ sung căn cứ.

Một bộ hồ sơ đầy đủ gồm sáu nhóm giấy tờ theo luật định. Đây là điều kiện để hồ sơ được xem là hợp lệ.

Theo Điều 50 Luật Sở hữu trí tuệ, hồ sơ bao gồm:

• Tờ khai đăng ký, làm bằng tiếng Việt, do tác giả hoặc chủ sở hữu ký tên hoặc điểm chỉ. Mẫu tờ khai do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch quy định.
• Hai bản sao tác phẩm đăng ký.
• Giấy ủy quyền, nếu người nộp là người được ủy quyền.
• Tài liệu chứng minh là chủ sở hữu quyền do tự sáng tạo, giao nhiệm vụ, giao kết hợp đồng, thừa kế hoặc chuyển giao.
• Văn bản đồng ý của các đồng tác giả, nếu có đồng tác giả.
• Văn bản đồng ý của các đồng chủ sở hữu, nếu quyền thuộc sở hữu chung.

Lưu ý: các tài liệu tại điểm c, d, đ, e phải bằng tiếng Việt; nếu bằng ngôn ngữ khác thì phải dịch ra tiếng Việt.

Không phải ai cũng đứng tên nộp đơn. Chỉ người có quyền hợp pháp mới nộp được, hoặc người được họ ủy quyền.

Luật cho phép các nhóm sau nộp hồ sơ:

• Tác giả hoặc chủ sở hữu quyền tác giả, quyền liên quan.
• Người được ủy quyền, kèm giấy ủy quyền hợp lệ.
• Doanh nghiệp sở hữu quyền do giao nhiệm vụ hoặc hợp đồng sáng tạo.
• Người thừa kế hoặc được chuyển giao quyền.

Ví dụ: công ty thuê nhân viên viết phần mềm thì công ty đứng tên, nếu hợp đồng lao động ghi rõ quyền thuộc về công ty.

Lưu ý: người thụ hưởng quyền từ người khác phải có tài liệu chứng minh — do thừa kế, chuyển giao hoặc giao kết hợp đồng. Giấy ủy quyền và các tài liệu chứng minh quyền phải bằng tiếng Việt, nếu là ngôn ngữ khác thì phải dịch ra tiếng Việt.

Quy trình gồm bốn bước chính, và thời hạn cấp giấy chứng nhận là 15 ngày làm việc kể từ khi hồ sơ hợp lệ.

Các bước cụ thể:

1. 1Nộp hồ sơ tại cơ quan quản lý nhà nước về quyền tác giả, qua bưu chính hoặc Cổng dịch vụ công trực tuyến.
2. 2Cơ quan tiếp nhận và xem xét tính hợp lệ của hồ sơ.
3. 3Nếu đủ điều kiện, cấp Giấy chứng nhận đăng ký quyền tác giả trong 15 ngày làm việc.
4. 4Nếu từ chối, cơ quan thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Một lưu ý về bước bổ sung hồ sơ thiếu: Luật dẫn ở đây chưa nêu rõ trình tự yêu cầu bổ sung và thời hạn tiền xử lý. Phần này cần đại diện SHTT bổ sung căn cứ.

Người nộp có thể tự nộp hoặc ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác thực hiện toàn bộ quy trình.

Hồ sơ trượt phần lớn vì lỗi hình thức, không phải vì tác phẩm yếu. Chuẩn bị kỹ ba điểm sau sẽ giảm rủi ro bị yêu cầu bổ sung.

• Hai bản sao tác phẩm phải rõ ràng, đủ để xác định nội dung. Luật yêu cầu nộp hai bản sao tác phẩm hoặc bản định hình.
• Tờ khai phải làm bằng tiếng Việt và do đúng người có quyền ký tên hoặc điểm chỉ.
• Giấy tờ chứng minh quyền, giấy ủy quyền, văn bản đồng ý nếu làm bằng ngôn ngữ khác thì phải dịch ra tiếng Việt.

Thông tin cá nhân hoặc công ty trên đơn cần chính xác và nhất quán với giấy tờ kèm theo. Sai lệch tên, ngày tháng dễ khiến hồ sơ bị trả lại.

Về mức phí, lệ phí và thời hạn cụ thể cho việc bổ sung hồ sơ: cần đại diện SHTT bổ sung căn cứ.