Nhãn hiệu hết hiệu lực: có thể gia hạn hay phải đăng ký lại?

Gia hạn là quyền của chủ sở hữu, không phải thủ tục bắt buộc. Nhưng không dùng quyền này đúng lúc thì mất nhãn hiệu.

Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu có hiệu lực dự kiến 10 năm kể từ ngày nộp đơn, và được gia hạn nhiều lần liên tiếp, mỗi lần dự kiến 10 năm. Gia hạn giữ nguyên quyền bạn đang có, khác hẳn đăng ký mới.

Điểm cần nhớ về thời điểm nộp:

• Nộp trong vòng dự kiến 06 tháng trước ngày hết hiệu lực.
• Có thể nộp muộn, nhưng không quá dự kiến 06 tháng sau khi hết hạn, kèm lệ phí gia hạn muộn.

Ví dụ: nhãn hiệu hết hạn tháng 6, bạn vẫn còn cửa sổ dự kiến 6 tháng để xử lý. Qua mốc đó, cơ hội gia hạn khép lại và bạn phải tính chuyện đăng ký lại.

Lưu ý: mỗi lần gia hạn có thể áp dụng cho toàn bộ hoặc một phần danh mục hàng hóa, dịch vụ.

Gia hạn nhãn hiệu là một thủ tục hành chính gọn, xoay quanh hồ sơ đúng và nộp đúng hạn. Nắm ba bước sau là đủ để hình dung.

Bước 1 — Chuẩn bị hồ sơ. Theo mẫu số 07 Phụ lục II Nghị định 65/2023/NĐ-CP, hồ sơ gồm:

• Tờ khai yêu cầu gia hạn hiệu lực;
• Bản gốc văn bằng bảo hộ (nếu muốn ghi nhận gia hạn vào văn bằng);
• Giấy ủy quyền, nếu nộp qua đại diện;
• Bản sao chứng từ nộp phí, lệ phí.

Bước 2 — Nộp đơn. Chủ sở hữu nộp trực tiếp hoặc thông qua tổ chức đại diện sở hữu công nghiệp.

Bước 3 — Thẩm định. Cơ quan thẩm định hồ sơ trong 01 tháng kể từ ngày nộp đơn.

Nếu hồ sơ đầy đủ, cơ quan ra Quyết định ghi nhận gia hạn và cập nhật vào văn bằng. Ví dụ: một nhãn hiệu còn nguyên hiệu lực, hồ sơ đủ phí, thường được giải quyết trong khung thời gian trên.

Quá hạn vẫn còn cửa, nhưng cửa hẹp và đóng nhanh. Luật cho phép nộp đơn gia hạn muộn, không quá 06 tháng kể từ ngày văn bằng hết hiệu lực, kèm lệ phí nộp muộn.

Mức phạt nộp muộn là 10% lệ phí gia hạn cho mỗi tháng chậm. Nghĩa là càng để lâu, chi phí càng tăng.

Sau 06 tháng đó thì khác hẳn. Nhãn hiệu bị chấm dứt hiệu lực hoàn toàn, không còn cơ chế nộp muộn.

Lúc này chủ sở hữu buộc phải cân nhắc đăng ký lại từ đầu như một đơn mới. Nhưng đăng ký lại không bảo đảm được chấp nhận: trong thời gian văn bằng cũ mất hiệu lực, có thể đã có đơn tương tự của bên khác. Đây là nhận định sơ bộ, cần đại diện sở hữu công nghiệp của JFTech ký duyệt trước khi kết luận.

Gia hạn và đăng ký lại không phải hai cách làm thay thế nhau. Về bản chất, gia hạn là thủ tục giữ quyền, còn đăng ký lại là xin một quyền hoàn toàn mới.

• Gia hạn: thủ tục hành chính, cơ quan chỉ kiểm tra hồ sơ, không thẩm định lại khả năng bảo hộ.
• Đăng ký lại: phải qua thẩm định như đơn đầu tiên, và có thể bị từ chối.

Điểm khác biệt đáng lo nằm ở rủi ro. Khi đăng ký lại, nhãn hiệu của bạn phải cạnh tranh với mọi đơn nộp sau khi văn bằng cũ hết hiệu lực.

Một bên thứ ba có thể đã nộp đơn tương tự trong khoảng trống đó, hoặc xuất hiện căn cứ từ chối mới. Đây là nhận định sơ bộ, cần đại diện sở hữu công nghiệp của JFTech ký duyệt trước khi kết luận.

Vì vậy, chi phí và thời gian đăng ký lại thường cao hơn, lại kém chắc chắn hơn gia hạn.

Khi còn cơ hội, gia hạn gần như luôn tốt hơn đăng ký lại. Lý do nằm ở bốn điểm cụ thể.

• Giữ nguyên gốc: gia hạn bảo tồn ngày nộp đơn ban đầu. Nhãn hiệu không bị "trẻ hóa" về mặt pháp lý, thâm niên được duy trì.
• Thủ tục gọn: hồ sơ gia hạn đơn giản, cơ quan chỉ thẩm định đơn yêu cầu gia hạn trong thời hạn ngắn, không xét lại khả năng phân biệt.
• Rủi ro thấp: đăng ký lại phải thẩm định như đơn mới, có thể vướng đơn tương tự phát sinh trong thời gian văn bằng cũ mất hiệu lực và bị từ chối.
• Tiết kiệm: chi phí và công sức chuẩn bị ít hơn đáng kể so với một quy trình đăng ký từ đầu.

Ví dụ: một thương hiệu dùng 15 năm, nếu để quá hạn phục hồi và phải nộp mới, bên thứ ba có thể đã chen vào trước. Gia hạn giữ được cả quyền lẫn thâm niên.

Đừng chờ đến sát ngày hết hạn mới hành động. Thời điểm an toàn là nộp đơn trong vòng 06 tháng trước ngày hết hiệu lực.

Trước khi nộp, hãy làm hai việc. Rà soát hồ sơ: tờ khai, bản gốc văn bằng, chứng từ phí. Kiểm tra tình trạng sử dụng nhãn hiệu, vì nhãn không dùng liên tục có rủi ro bị yêu cầu chấm dứt.

Sau khi nộp, theo dõi tiến độ. Thời hạn thẩm định yêu cầu gia hạn là 01 tháng kể từ ngày nộp đơn. Nếu cơ quan hỏi thêm, xử lý sớm để tránh trễ.

Một lưu ý thực tế: nhiều đơn vị khuyên nộp trước ít nhất vài tháng, để còn thời gian sửa thiếu sót và tránh phụ phí nộp muộn. Gia hạn xong, hãy đặt lịch nhắc cho chu kỳ 10 năm tiếp theo ngay, đừng để trí nhớ gánh việc đó.